Regulamin dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
Regulamin dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Białej Podlaskiej
§ 1
Niniejszy regulamin określa tryb wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE. L Nr 305, str. 17) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
§ 2
1. Regulamin zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Białej Podlaskiej określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa krajowego i wspólnotowego dokonywanych przez osoby zatrudnione w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Białej Podlaskiej, a także podejmowanie działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. W szczególnych przypadkach zgłoszenie może dotyczyć także naruszeń prawa krajowego i wspólnotowego dokonywanych przez współpracowników i kontrahentów Miejskiej Biblioteki Publicznej w Białej Podlaskiej, a także przez podmioty związane z Miejską Biblioteką Publiczną w Białej Podlaskiej umowami oraz w inny sposób w tym osobowo.
3. Regulamin ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalistów.
4. Regulamin dotyczy osób, które dokonują zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez nich pracy.
5. Miejska Biblioteka Publiczna w Białej Podlaskiej w dalszej części nazywana będzie Biblioteką.
§ 3
1. Zgłoszenia naruszeń prawa mogą dotyczyć w szczególności działań lub zaniechań niezgodnych z przepisami prawa lub mających na celu obejście przepisów prawa zarówno krajowego jak i wspólnotowego.
2. Zgłoszenie może dotyczyć wszelkiego rodzaju naruszeń, zarówno będących czynem zabronionym w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, czynem niedozwolonym w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, jak i niebędących takimi czynami, ale których konsekwencje mogą spowodować naruszenie prawa.
3. Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności czynów skutkujących naruszeniem prawa lub obejściem przepisów prawa dotyczących:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z ww. dziedzinami.
§ 4
Zgłoszenie naruszenia prawa może dotyczyć także naruszenia wewnętrznych przepisów i reguł funkcjonowania w Bibliotece.
§ 5
Zgłaszającym naruszenia prawa, zwanym dalej „sygnalistą” może być:
1) pracownik Biblioteki,
2) pracownik tymczasowy,
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) przedsiębiorca,
5) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
6) stażysta,
7) wolontariusz,
8) praktykant.
§ 6
1. Ustanawia się podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów, zwany dalej „podmiotem upoważnionym”.
2. Podmiotem upoważnionym jest pracownik Biblioteki powołany odrębnym zarządzeniem Dyrektora Biblioteki.
3. Podmiot upoważniony jest odpowiedzialny w szczególności za:
1) przyjmowanie zgłoszeń,
2) weryfikację zgłoszeń i ich rejestrację,
3) informowanie sygnalistów, zgłaszających imiennie naruszenia prawa, o podjętych działaniach następczych, wynikających z otrzymania informacji o naruszeniach prawa,
4) sprawowanie nadzoru nad czynnościami następczymi oraz zapewnieniem właściwej ochrony sygnaliście w ramach jego funkcjonowania lub współpracy
z Biblioteką.
4. Podmiot upoważniony jest obowiązany do:
1) prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów,
2) prowadzenia i przechowywania akt spraw dotyczących zgłoszeń naruszeń prawa od sygnalistów.
5. Dane osoby pełniącej funkcję podmiotu upoważnionego podaje się do publicznej wiadomości w siedzibie Biblioteki oraz na stronach internetowych wraz z danymi kontaktowymi do zgłoszeń naruszeń prawa określonymi w § 8.
6. Podmiot upoważniony w zakresie swojej działalności oraz czynności pracowniczych podlega wyłącznie Dyrektorowi Biblioteki.
§ 7
1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych zgłoszenie wewnętrzne musi umożliwiać identyfikację zgłaszającego.
2. Anonimowe zgłoszenie naruszeń prawa nie podlega rozpoznaniu w oparciu o przepisy regulaminu.
3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego poprzez wypełnienie formularza - zgłoszenia naruszenia prawa (załącznik nr 1 do regulaminu) i przekazania formularza:
a) drogą elektroniczną: na adres e-mail: sygnal@mbp.org.pl
b) listownie poprzez operatora pocztowego – w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia prawa do rąk własnych podmiotu
upoważnionego” dostarczonej na adres siedziby Biblioteki:
Miejska Biblioteka Publiczna w Białej Podlaskiej,
ul. Warszawska 12a, 21-500 Biała Podlaska
c) pisemnie – w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia prawa do rąk własnych podmiotu upoważnionego” dostarczonej do skrzynki na listy znajdującej się w budynku biblioteki (parter budynku).
4. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego także osobiście do podmiotu upoważnionego (załącznik nr 3 do regulaminu).
5. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania osobistego z podmiotem upoważnionym zorganizowanego w siedzibie Biblioteki, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
7. Z przyjęcia zgłoszenia podmiot upoważniony sporządza protokół, który stanowi potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (załącznik nr 2 do regulaminu).
8. Zgłaszający może dołączyć do zgłoszenia wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.
9. Zgłoszenie listowne, o którym mowa w ust. 3 lit. b regulaminu zawierające napis na kopercie „zgłoszenie naruszenia prawa do rąk własnych podmiotu upoważnionego”, kieruje się poza obiegiem kancelaryjnym Biblioteki bezpośrednio do podmiotu upoważnionego.
10. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:
1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
2) adres do kontaktu z sygnalistą: adres do korespondencji, telefon lub adres e-mail,
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia – stan faktyczny, który budzi zastrzeżenia sygnalisty,
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego,
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
§ 8
Po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia prawa od sygnalisty podmiot upoważniony obowiązany jest do podjęcia działań następczych, określonych w dalszych paragrafach.
§ 9
1. Zgłoszenie naruszenia prawa podlega niezwłocznemu zarejestrowaniu w rejestrze, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 1.
2. Niezwłocznie po zarejestrowaniu, nie później niż w ciągu 7 dni od daty przyjęcia zgłoszenia podmiot upoważniony przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
§ 10
1. Po zarejestrowaniu zgłoszenia podmiot upoważniony wszczyna procedurę weryfikacji zgłoszenia. W tym celu podmiot upoważniony może:
1) zapoznawać się z wszelkimi dokumentami dotyczącymi zgłoszenia, w tym także mającymi charakter informacji niejawnej lub tajemnicy Biblioteki,
2) żądać wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za czynności, które zostały wskazane w zgłoszeniu naruszenia prawa, lub od przełożonych tych osób; wyjaśnienia, na żądanie pełnomocnika, mogą być składane bez obecności przełożonych, jeżeli wymaga tego dobro sprawy,
3) dokonywać wszelkich innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy z należytą starannością, właściwą dla danej sprawy.
2. Kierownicy działów Biblioteki obowiązani są do składania wyjaśnień i przekazywania dokumentów oraz innych danych podmiotowi upoważnionemu na jego wniosek.
3. Uniemożliwienie składania wyjaśnień i utrudnianie wyżej określonych czynności weryfikujących naruszenia prawa stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
4. Podmiot upoważniony obowiązany jest do przekazywania informacji Dyrektorowi Biblioteki o wszelkich trudnościach, związanych z weryfikacją zgłoszenia sygnalisty.
§ 11
W razie stwierdzenia naruszenia prawa, podmiot upoważniony:
1) sporządza raport określający naruszenia i ich zakres, ze wskazaniem, które z nich stanowią czyny zabronione przez ustawy karne (przestępstwa), a które stanowią czyny niedozwolone (delikty) i przedkłada go Dyrektorowi Biblioteki, w raporcie tym mogą znaleźć się wnioski dotyczące działań zapobiegających naruszeniom prawa na przyszłość,
2) nadzoruje czynności podjęte przez kierowników działów Biblioteki w celu usunięcia zgłoszonych naruszeń prawa.
3) podejmuje działania przewidziane w odrębnych przepisach w celu zgłoszenia popełnienia przestępstwa do właściwych organów Policji lub prokuratury; działania te nie wymagają zgody ani akceptacji Dyrektora Biblioteki.
§ 12
Jeżeli w toku weryfikacji zgłoszenia stwierdzone zostanie naruszenie wewnętrznych przepisów zakładowych lub reguł funkcjonowania, podmiot upoważniony:
1) kieruje do osób odpowiedzialnych za zatrudnionych lub osób wykonujące prace lub usługi na rzecz Biblioteki wnioski dotyczące zaprzestania praktyk prowadzących do naruszeń prawa,
2) wskazuje czynności jakie muszą być podjęte w celu naprawienia szkód lub usunięcia nieprawidłowości,
3) wnioskuje do Dyrektora Biblioteki o podjęcie stosownych czynności w stosunku do osób, które dopuściły się tych naruszeń, w szczególności przeniesienia na inne stanowisko, zmiany zakresu obowiązków, albo rozwiązania z nimi umów o pracę lub innych umów dotyczących zatrudnienia,
4) jeżeli naruszenia te noszą znamiona mobbingu, podmiot upoważniony przekazuje sprawę do pracodawcy w formie pisemnej na zasadach określonych w Wewnętrznej procedurze antymobbingowej w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Białej Podlaskiej.
§ 13
1. Podmiot upoważniony nadzoruje czynności podjęte w celu wyjaśnienia sprawy będącej przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, w tym czynności podjęte w celu usunięcia naruszeń prawa lub wewnętrznych przepisów zakładowych lub reguł funkcjonowania Biblioteki. W tym celu może w każdym czasie podjąć niezbędne czynności, w tym żądać przekazania dokumentów i składania wyjaśnień od osób odpowiedzialnych za te czynności, aby ustalić stan sprawy.
2. W razie stwierdzenia opieszałości w wyjaśnianiu sprawy lub usuwaniu naruszeń ma podmiot upoważniony ma prawo występować z odpowiednimi wnioskami do Dyrektora Biblioteki dotyczącymi pociągnięcia do odpowiedzialności osób utrudniających wyjaśnienie sprawy lub usunięcie naruszeń.
3. Osoby odpowiedzialne za wyjaśnienie sprawy lub usunięcie naruszeń są obowiązane do składania wyjaśnień i przekazywania wszystkich informacji lub dokumentów na żądanie podmiotu upoważnionego, bez konieczności uzyskiwania zgody przełożonych. Bezzasadna odmowa wykonania tych czynności przez osoby odpowiedzialne stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
§ 14
1. Podmiot upoważniony obowiązany jest do przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.
2. Informacje zwrotne mogą być przekazywane na każdym etapie prowadzenia sprawy i powinny zawierać opis jej stanu i podjętych działań.
3. Pierwsza informacja zwrotna powinna być przekazana przez podmiot upoważniony:
1) nie później niż 3 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, lub
2) nie później niż 3 miesiące od upływu 7 dni od daty zgłoszenia – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście.
4. Dalsze informacje zwrotne o stanie sprawy mogą być przekazywane sygnaliście na jego wniosek lub w miarę postępów w wyjaśnianiu sprawy.
5. Podmiot upoważniony obowiązany jest niezwłocznie poinformować sygnalistę o zawiadomieniu Policji lub prokuratury, w razie stwierdzenia naruszenia prawa stanowiącego przestępstwo, ze wskazaniem jednostki do której zawiadomienie zostało skierowane.
6. O zakończeniu sprawy i wnioskach z podjętych działań oraz dokonanych zmianach zapobiegających dalszym naruszeniom prawa podmiot upoważniony niezwłocznie informuje sygnalistę.
§ 15
1. Dane osobowe i inne dane identyfikujące sygnalistę podlegają szczególnej ochronie. Podmiot odpowiedzialny obowiązany jest do zachowania danych sygnalisty w tajemnicy.
§ 16
1. Tworzy się Rejestr Zgłoszeń o Naruszeniach Prawa, zwany dalej Rejestrem.
2. Rejestr prowadzi podmiot upoważniony.
3. Rejestr stanowi dane podlegające ochronie na zasadach określonych dla tajemnicy przedsiębiorstwa.
4. Rejestr zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
5. Dane w rejestrze zgłoszeń są przechowane przez okres 3 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
§ 17
1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów.
2. Za działania odwetowe uznaje się wszelkie negatywne działania w stosunku do sygnalisty, nawet zgodne z przepisami prawa, ale skutkujące odmową zatrudnienia, rozwiązaniem umowy, pogorszeniem warunków zatrudnienia lub współpracy, jeżeli nie są one uzasadnione obiektywnymi przyczynami i nie są związane ze zgłoszeniem naruszenia prawa.
3. Za działania odwetowe uznaje się w szczególności:
1) odmowę nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4) obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego
porozumienia sektorowego lub branżowego,
16) rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowę nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego są lub mają być świadczone usługi przez sygnalistę,
17) rozwiązanie, wypowiedzenie lub niekorzystną zmianę umowy na podstawie której prowadzona jest współpraca z sygnalistą, włączając w to jednostronne zakończenie stosunku prawnego,
18) utrudnianie działalności gospodarczej lub zawodowej sygnaliście, w szczególności poprzez tworzenie porozumień wykluczających go z rynku.
4. Podejmowanie działań odwetowych stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, albo poważne naruszenie warunków umowy, które uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, albo wypowiedzenie lub odstąpienie od innej umowy ze skutkiem natychmiastowym. Niezależnie od powyższego osoba podejmująca działania odwetowe podlega odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
§ 18
1. Sygnalista może dokonać zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa w każdej sytuacji, w której zgłoszenie wewnętrzne jest niemożliwe do wykonania, albo zgłoszenie takie grozi sygnaliście poważnymi konsekwencjami osobistymi lub zawodowymi, w szczególności gdy obiektywne okoliczności nie mogą zagwarantować sygnaliście pełnej anonimowości w przypadku dokonania wewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa.
2. Zewnętrzne zgłoszenie następuje z pominięciem procedur określonych w niniejszym Regulaminie, bezpośrednio do organu centralnego lub innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia od sygnalistów.
3. Zgłoszenia do organów określonych w ust. 2 następują zgodnie z procedurami określonymi przez te organy.
4. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich
5. Organami publicznymi przyjmującymi zgłoszenia od sygnalistów są również:
1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego,
2) Wojewoda Lubelski,
3) Prezydent Miasta Biała Podlaska,
4) inne organy określone w odrębnych przepisach.
6. Sygnaliści dokonujący zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa do organów określonych powyżej podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi na równi z dokonującymi zgłoszeń wewnętrznych.
§ 19
1. Jeżeli podmiot upoważniony, po dokonaniu zgłoszenia, nie podejmie w odpowiednim czasie właściwych działań następczych, w tym czynności w celu wyjaśnienia sprawy lub usunięcia naruszeń prawa, a także jeżeli organ centralny lub organ publiczny nie podejmie w odpowiednim czasie działań następczych, sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego naruszeń prawa.
2. Ujawnienie publiczne może nastąpić także z pominięciem zasad określonych w ust. 1 w sytuacji gdy:
1) naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, w tym takie które mogą sprowadzić na sygnalistę poważne niebezpieczeństwo osobiste lub zawodowe, lub
3) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na
szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
3. Sygnaliści dokonujący ujawnienia publicznego podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi na równi z dokonującymi zgłoszeń wewnętrznych.
4. Przepisy powyższe nie mają zastosowania w razie przekazania informacji prasie, na zasadach określonych w Prawie prasowym.
§ 20
Niniejszy regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości.
Pliki do pobrania:
1. Załącznik nr 1 - FORMULARZ ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO NARUSZENIA PRAWA.pdf
2. Załącznik nr 2 - POTWIERDZENIE WEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA.pdf
3. Załącznik nr 3 - PROTOKÓŁ SPOTKANIA WS. ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO NARUSZENIA PRAWA.pdf
4. Załącznik nr 4 - INFORMACJA ZWROTNA DOTYCZĄCA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA.pdf
5. Załącznik nr 5 - REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W MIEJSKIEJ BIBLIOTECE PUBLICZNEJ.pdf
6. Załącznik nr 6 - OŚWIADCZENIE.pdf
